手把手教你玩转飞书文档🪴 - 少数派

📸前言

使用飞书云文档2年+的时间，MD语法内容累计产生200w文字+，见证飞书文档引入画板、流程图、分栏等功能的出现，不断在探索并应用其中各种神奇的用法。

今天就来一通沉淀下，如何把飞书文档，高效地融入到个人生活和业务流程中的方方面面，带你查看千奇百态的飞书文档。

在下面的文章中，将分享飞书文档的各种花式玩法，带你探索飞书文档的五彩斑斓。开始探索ing~

一、📡基础简介：工欲善其事，必先利其器

1. 从哪开始

平时经常给身边的好朋友安利飞书云文档，但安利完成之后，它们就会有个疑惑，如果从0开始上手飞书云文档，我应该从哪个开始呢？我的答案是从飞书文档开始。

因为谈到其他类型的文档类型，像多维表格、思维笔记、画板、流程图等等，这些对于有些小伙伴来说，它们有可能都是第一回听说，刚创建可能都不知道从哪开始上手。而前边提到的这些东西，也都可以内嵌到文档里面。所以，不如先上手文档，其他的功能，慢慢地就会在文档中，去打开探索的旷野了。

2. 应用场景

那在日常生活中，飞书文档都有哪些使用场景呢？

会议记录 —— 一次会议会产生很多的头脑风暴，参加会议的小伙伴们可以同时在云文档里面进行编辑，达到了消息的及时性。

沉淀业务文档 —— 比如，最近小组内有个小伙伴在负责某个平台的新手教程开发，这其实就是个从零到一的过程。那在写代码的过程中，coding可能是非常快乐的。不过呢，如果不把这个模块的逻辑设计等内容给沉淀下来，那等到下一次再负责相同模块时，有可能又是从0开始。因此，就可以在开发的过程中，去沉淀一份新手教程相关的业务文档，方便自己以后迭代时使用，也方便其他小伙伴学习和围观。一份知识，N份快乐。

写文章 —— 日常在网上冲浪的时候，可能会看到很多好用的小知识。在此过程中，也可以通过飞书文档来记录各种有用的小知识，并最终通过不断的打碎、重组、整合和归纳，形成一篇经过个人理解沉淀下来的文章。

周报月报 —— 平常每天都要干很多事情，只有及时追溯自己做过哪些事情，才能更好地为下一次的工作做铺垫。同样，可以用飞书文档，来生产自己的日报和月报，及时追溯每日进展、工作产出、遇到的问题，以及撰写一天的反思。

更多场景待你挖掘……

3. 打开协作的大门

下面谈谈飞书文档另一个让我很兴奋的点：在线协作。以前用过其他家的协作工具，但整体使用下来总感觉好像还差了点什么。

直到遇到飞书，它其实是做到了在一个应用软件里面，就可以即时地看到所有你编辑过的文档的内容。同时，还满足了电脑、ipad、手机多端同步。

这样下来，从某种程度上可以极大地减少小编的「心智负担」。只需要把我想写的内容进行记录，文档会自动地实时同步。过后如果因为什么事情突然离开当前页面，我也不用担心数据会丢失。且不管当前在我身边的设备是电脑、ipad还是手机，都可以随时随地，想看就看，想记就记。

二、🗝基础操作：带你了解隐藏的武功秘籍

基础简介介绍完啦！接下来将介绍飞书文档那些隐藏的武功秘籍。个人认为，对于一款工具软件来说，首先要去了解的就是它的各种快捷操作。

快捷操作不乏包括快捷键、特定语法、特定逻辑符号触发等等，这些快捷操作可以让我们在写文档的过程中，大幅度地减少重复点击的操作，从而更快速地达到用户所期望的界面效果。

1. 认识「/」

首先是认识「/」，我们可以在文档的每一行里面，敲击键盘「/」，唤起对应的功能界面。如下图所示：

认识了「/」以后，就是了解「/」后，可以做些什么事情。在上面这个界面里面，有非常多预置的功能，这些单独的功能，它们都有拼音简称和拼音全称。比如：高亮块的拼音全称是gaoliangkuai，简称是glk。那如果我们想要在界面里面唤起一个高亮块，该怎么处理呢？如下图所示：

那像其他类型的功能，也是同样的用法，小伙伴们可以自行操作加深印象。

2. 认识「快捷键」

飞书文档的快捷键有两个地方可以唤起，第一个地方是键盘的操作符『cmd+/』。如下图所示：

第二个地方是添加面板里面的hover状态。如下图所示：

3. 认识markdown语法

最后一种要了解的快捷操作是Markdown语法（也称md语法）。飞书文档对Markdown语法有着强大的支持。在快捷键面板往下面滑动，也可以看到预置的Markdown语法。具体有：

来尝鲜下这个神奇的语法是怎么运转的。如下图所示：

三、🔍关于排版：好/坏排版对读者产生的影响

常言道：好的排版会让读者沉浸其中，坏的排版会让读者摸不着头脑。所以当写一篇文章时，如果想让读者停留的时间更长，那么「把排版做好」这件事就至关重要了。下面就来聊聊几种，比较常见的排版方式。

1. 用好多级标题

（1）层次分级

在飞书文档中，预置了1~9级的标题，一般来说，一级的字体最大，九级的字体最小。

那在平常的文章撰写中，一般是从一级开始使用，最多用到四级，也就是4个层次。

为什么只用4种级别呢，因为在网页的SEO中，它会按照 H1、H2、H3、H4…… 这个顺序，依次去抓取整篇文章的关键词。层级越小，在SEO的排序就越靠前。

还有另外一个点是，使用4个层级对整篇文章的阅读来说，「心智负担」刚刚好。当读者读到第三层的时候，想着再读下第四层，马上就读完了。而如果写了六七层，读者读到第4层的时候，内心可能想着：怎么这个小标题后面还有这么多内容啊😭

不过在极个别情况下，有可能一个小标题下面就是会有很多衍生的东西。那这个时候就可以考虑：拆分层级。比如这样：

（2）标明序号

在分完层级之后，还要做的一件事情是尽量给各个层级增加序号。为什么这里会谈到序号呢？

我们可以发现，我们在看书或者看一些知识合辑的时候，上面的序号都会标注得很明确。然后我们读到某一章的时候，就只需要记住读到哪一章哪一节，心里就形成了一个秩序感。

后来周一在写技术文章的时候，也实践了一番。如果文章很长，但是我没有做序号，看起来会总觉得有点不知头尾。但是做了序号的文章，心里就会形成一种秩序感，同时也让我们快速定位到想要找的文件在哪里。

虽说这一步很繁琐，但是这个时间跟后续的阅读体验相比，就会觉得这一步的行动是值得的。下面来看一些小案例：

（3）同级标题美化

最后再讲一个关于同级标题的小Tips。同级标题文字遵循三种规律：①从多到少；②从少到多；③不相上下。来看几个小案例👇🏻：

PS：这一点只是突然想到，不属于排版的的高优范畴。（怎么开心怎么来就好了~😜）

2. 适当分类，增加层次感

（1）分栏帮你分层次

飞书文档中有个分栏功能，这个功能可以帮我们对各个模块进行分栏，能够有效地帮我们解决各种过于拥挤或过于稀疏的文本段落。先来看几个巧用分栏的案例：

分析下上面这三个案例：

案例① —— 如果把所有信息都从上到下进行平铺，那么会导致读者的视角不够集中，有些内容过于紧密，有些内容过于稀疏。而如果像上面这样排版，可以让读者的视角，集中于四个方块中，一下子抓住了重点。

案例② —— 第二个案例，可以看到每一张图片都特别长。如果从上到下排列，那么读者都不断滑动鼠标，看到后面就忘了前面。而如果像上面这样分栏展示，那么读者可以挑选自己感兴趣的图片进行点击，进而提升在当前内容区域的阅读时长。

案例③ —— 橙色里面的三个模块，分析了压力管理的三个步骤。刚好它们各自的字数都差不多，所以用分栏的形式平铺下来，让整体阅读起来均匀有度。

介绍完几个案例之后，相信大家已经感受到了分栏的快乐。下面来展示下一些分栏的基础操作，如下图所示：

（2）引用块和高亮块

下面聊聊引用和高亮块。它们分别长什么样呢？来看下面的展示：

对于引用块来说，它在出现的那一刻，就是灰色的。所以这意味着，引用块起到一个提醒的效果，但又不能太明显。一般有以下使用场景：

上面这张图中，把它放在了大标题下面，起到了提醒，但又不过分干扰用户视线的效果。

而对于高亮块来说，一般起到了强提醒的作用。刚开始你可能会先说一个观点，然后引出了高亮块里面的内容。举例几个使用场景：

大部分情况下，都可以使用高亮块来达到强提醒、美化和文本聚焦的效果。

值得注意的是，这里有个小Tips：不要在高亮块里写引用块！！看个小示例：

上面这个高亮块看起来负担是非常重。内心OS可能是：我应该看高亮还是看引用块呢。但是引用块又是灰体字，这是不是说明这个模块不太重要呢。所以呢，在高亮块可以尽量避免使用引用块。小编先去改回来先👇🏻：

（3）字符串和代码块

下面来分析下字符串和代码块这两种类型。它们分别长什么样呢？来看下面的展示：

那什么时候用字符串？什么时候用代码块呢？

一般来说，如果是像英文、数字、长串逻辑符号等这类非中文的符号，就可以考虑用字符串。比如这样：

而如果是有很长一段的英文段落，或者是命令行、代码实现等，就可以考虑用代码块来撰写。比如：

另外还有个小tip：如果英文后面跟着相对应的连体含义，用粗体或下划线会更好。比如像下面这样：

可以看到，第一句这样子其实不好找到句子的层次，我们第一眼就会被一小块一小块的字符串给吸引住了。因此，我们可以通过加粗和下划线的方式，把句子的层次给稍微分一下，减少不必要的阅读负担。

3. 链接功能

学会分类了以后，我们来看看飞书文档的链接。飞书文档的链接功能可谓是百发齐放，预置了很多种类型的视图。

（1）乖巧版

一般来说，如果我们想要在文档里面放链接，一般是希望用户能够直接打开这个链接的。那有时候，我们还希望用户在看到链接的时候，就已经这个网站是个什么样的网站。这个时候，就需要给这个链接加一些中文注释，来让用户可以更快速地了解。因此，我们就可以用「cmd+k」来解决这个事情。如下图所示：

（2）快乐版

上面是一种比较乖巧的方式，除此之外，飞书文档本身也预设了4种视图：链接视图、标题视图、卡片视图和预览视图。以小红书为例，来看下具体的展现形式👇🏻：

4. 善用Emoji

（1）使用技巧

Emoji的使用也有一定的规律可循，适当的emoji能够增强读者的阅读体验，同时一些肢体类的emoji也可以起到引导作用。

这里有一点要注意的是，不要大面积使用。emoji本身只是起到局部美化效果，文章的重点还是在于文字身上。如果使用过多的emoji，会无形中增加读者的负担。

（2）如何使用

下面聊聊有哪些方式可以找到emoji。

第一种：特定网站。这里附上来自互联网上的一些emoji网站：

https://emojipedia.org/nature

第二种：本地输入法。比如我使用的是搜狗输入法，并且我知道这个输入法可以通过ctrl+shift+e来唤起。所以我会这样做：

第三种：知其意画其图。这种就是，自己知道某个想要的emoji在输入法里面的名称，然后通过输入的形式快速把想要的emoji给打出来。比如我想要画🎨这个emoji，它在搜索输入法里面的名称是「调色板」。那么我可以这么做：

四、📀文档应用

排版技巧了解完了，下面就来到飞书文档中一些隐藏的文档应用。

1. 时间沙漏

首先聊聊和时间相关的两个应用。

（1）倒计时

第一个是倒计时功能。常见场景有：

面向多个用户开放的文档，设置DDL能够给其他阅读文档的读者起到提醒的作用。

做某场活动时，让参与者可以及时知道活动所剩时间还有多少。

…………

这个倒计时功能还有个气泡框提示，当计时时间到最终点时，会在文档内部这样显示👇🏻：

（2）日期提醒

第二个跟时间有关的就是日期提醒。当北京时间到达设置的指定时间时，会通过飞书消息给发送提醒。来看看具体什么操作👇🏻：

2. 文档小组件

了解完「时间沙漏」相关的内容，下面来了解文档中的其他小组件。

（1）目录导航

第一个是目录导航。一般来说，目录导航更多的会放在整篇文档的顶部，方便读者刚进入文档时，可以先了解整篇文档都有些哪些内容。具体操作方式如下所示：

（2）时间轴

第二个要谈到的组件是时间轴。第一次接触到这个组件的时候，让小编甚是兴奋，因为它解决了过往很多扎堆文本的痛点，尤其适用于各种需要时间段来呈现的文本。来看个小栗子🌰：

在上面的图中，如果只是用文本的形式，会显得很拥，并且比较难抓到重点。而如果用下面时间轴的形式，就会发现，内容被一块一块地分出来了，并且因为颜色不同，辨识度也更高了。

（3）文本绘图

第三个要谈到的小组件是文本绘图功能，其预置了流程图、时序图、类图、ER图、甘特图、饼图等类型的功能。比如画个时序图：

这类图形的代码规范遵循mermaid语法，具体可戳此链接进一步了解：文本绘图小组件。

3. 文档创意彩绘

上面谈到了三种文档小组件，接下来到了很有趣的部分：画图工具的介绍。基本上不论是什么行业，都会涉及到画图。做项目汇报的时候，需要画图。PPT汇报的时候，需要图片辅助理解……

那在下面，就来介绍下飞书文档内嵌的一些画图相关的功能。

（1）画板

第一种画图工具：画板。如下图所示🎨：

（2）流程图

第二种画图工具：流程图。流程图分为旧版和新版，旧版主要是基于开源库draw.io嵌套进来的一个流程图工具，新版则是飞书自研的流程图工具。那其实，新版的这个流程图工具也可以理解为在画板上画流程图。因为画板上面介绍了，我们下面来另外体验下旧版的流程图。如下图所示：

体验下来，新版的视觉体验更为丰富，内置的内容也百花齐放。而旧版则更依赖于Draw.io库，各有千秋，找到适合自己的就好了~👻

4. 事儿再多，也能从乱序中寻找秩序

文档应用的最后一部分，讲讲逻辑整理相关的内容。一般来说，不管是多么复杂的文本模块，都能用表格或者思维导图来帮我们捋清楚。

（1）基础表格

下面介绍几种常见的表格使用技巧。

技巧一：善用背景色区分模块。如下表格所示👇🏻：

技巧二：善用色块区分每一列。如下图所示👇🏻：

（2）多维表格

从基础表格衍生过来，就是多维表格。如果把基础表格比喻为一个初学乍练的小孩，那么多维表格便是那位博学多才的长者。多维表格可以进一步理解为：事儿再多，也能帮你捋清楚。比如，帮你规划年度工作：

又或者，打造个人的声影瑰宝阁：

再进阶，用多维表格玩游戏：

这里附上一些多维表格的游玩库：

官方模板库 → 多维表格模板社区 Base Templates Community

官方帮助中心 → 带你快速入门多维表格

孝夕夕的多维表格模板 → 🧩多维表格模板

陶晨毅的多维表格模板 → 📊 多维表格模板（持续更新）

（3）思维导图

最后一个和逻辑整理相关的内容是：思维导图。这里先夸夸思维导图，思维导图让我在通勤时间实现了笔记自由📒的快乐。平常小编有通勤时间看书的习惯，但对于电子书来说，边看边记笔记似乎是个比较困难的事。后来，发现飞书的思维导图能够帮我解决这个事情。

一般在看一本书之前，我会先新建一个文档，然后对应地，每个章节都建立一个导图，之后每个导图里面又会把书的大纲给打进去。然后在通勤的时候，我就只需要对应章节对应序号，边看边记笔记就好了（主打一个打破时间和空间的限制👏）。等到书看完的时候，只需要再来翻下思维导图的笔记，重新做新的整合和归纳，就可以形成最终的笔记。浅浅看个小案例：