时间是工作和生活中最大的资源,也是最大的限制,所以做好时间管理重中之重。

最近试着对这一块进行系统化的梳理,得到了十个技巧,并画了插图,方便理解。

希望对大家有所帮助。

1.善于借用工具。

为了方便时间管理,我用了以下工具:

(1)微信的提醒功能

如果不是特别紧急的消息,我会设置一小时后提醒我,这样保证当下能集中注意力做重要的事。

(2)微信的浮窗功能

将一些想看的文章放入「浮窗」,碎片时间再来阅读。

(3)微信的收藏功能

我会把一些常用的信息,比如收件地址、银行卡号等,放入微信的收藏里,需要的时候,马上能调用。——这可以节省很多零碎时间。

(4)潮汐

潮汐是一个白噪音软件,可以设置每次播放的时长。冥想结束之后,自己可以休息一下。这其实就类似于番茄工作法。

(5)语音助手

临时的会议,怕忘了,会直接利用 Siri ,设置好提醒。或者规定自己一段时间内要完成某件事,也会利用 SIri 设置一个倒计时。——比手动快很多。(其他手机也有类似的语音助手功能)

(6)GoodNotes

之前做的时间管理模版都已经导入到了 GoodNotes 里,每天在这上面对日程进行规划。

以上都是策略,但背后其实有一系列逻辑作为支撑,后面分九条来阐述。

2. 偶尔把难的放在最后完成也无妨。

高考前老师都会传授一系列备考技巧,其中一定会有这么一条:

遇到不会做的题,先跳过,把容易做的完成再说。

其实工作上也是,如果一件事不是最紧急的,但又真的讨厌,那就先做那些不那么讨厌的事——等到最后再来啃硬骨头。

这样至少保证啃硬骨头时,没有后顾之忧。

3. 先完成,再完美。

 

在啃硬骨头时,有些朋友追求完美,做任何事都一丝不苟,这当然很值得鼓励。但他同时容易陷入到纠结的状态,结果 80% 的精力都奉献给 20% 的工作,而且还不能确定这 20% 是不是最重要的部分。

所以,面对纠结,不妨先认怂,简单先应付,把整件事完成。

等到房屋的雏形已成,再来做精装修。

——这样便更容易水到渠成。

4. 找到自己的效率高峰时间段。

一天 24 小时,但并不是每小时的价值都一样。比如一般上午 9 点时候,人会更疲惫,效率更低。所以,

我们可以试着找到自己的效率高峰时间段,把核心的工作集中在那段时间完成。

以我为例,比较高峰的时间段一般是上午 10 点半到 12 点,下午 4 点到 6 点。而晚上 10 点左右情绪会比较激动,一般会回到桌面,开始码字。

5. 并不是每条消息都要及时回复。

我们总是习惯于「讨好他人」,但其实,并不是每条信息都那么紧急。

特别是在峰值的时间段里,任何一秒的打断都是莫大的浪费。

所以此时如果有微信过来,可以判定是否重要又紧急,如果不是,那么看完后马上标注为「未读信息」,或者设置为1小时后提醒,等到效率峰值过去之后再回复。

6. 计划虽然赶不上变化,但仍要计划。

很多人习惯于打开 Word 就开写,打开 PPT 就开做。结果是,写到一半,没想法了,然后就呆滞在那。

其实,就像公司发展要有战略,做事之前也要有想法。

在开始之前,明确思路,分哪几步,每一步大概有什么内容,这个清晰了,下笔才容易水到渠成。

7. 给自己一点纯粹休息的时间。

 

这是考研时养成的习惯。

当时我会把每天都填满,包括周末。但是,这样的结果是每天都很焦虑,感觉自己有打不完的仗。

后来做了调整,每周五晚上无论如何都要放松。看部电影或追剧(当时喜欢看《欢乐合唱团》),吃点好的,整理一下照片,让自己从加速中缓下来。

后来发现这样效率反而更高,如同中场休息,重振旗鼓。

现在自己也会将周五晚上作为自己的放松夜,纯粹玩。

8. 碎片的时间做碎片的事。

我有一个清单,不在每天的日常规划里,纯粹用来应对碎片时间。比如看看微信浮窗里的信息,看一小节电子书,听一则音频。

要利用好碎片时间,最重要的是找到碎片的事,两者一匹配,便实现了充分利用。

9. 不要什么事都大包大揽。

管理学上有个经典的理论,叫做「不要把猴子(工作)都背在自己身上」。大意是,很多管理者习惯于事必躬亲,结果下属无所事事,自己忙得死去活来。

早期自己也是如此,助理不会做封面图,我来做;助理校稿出现问题,我来检查。但这样的结果就是,自己无暇去思考更多方向性的东西,每天陷在各种细节之中。

后来我做了三件事:第一,对助理进行赋能,教会他们怎么做;第二,对工作流程进行规范,沉淀操作指引;第三,对机制进行改革,例如负责校稿的助理,出现一个错别字扣 5 元钱。

如此,猴子被逐一放下,而自己可以更专注于内容输出。

10. 设定截止时间。

我在写这篇文章时,其实内心很慌乱,我也不知道原因,总想要逃离桌面。但是,我给了自己一个截止时间,设定好倒计时,一个小时内一定要完稿。

于是在 Deadline 的反作用下,自己有什么就写什么,一定要完成。至于后面的修改,另当别论。

有时候给自己一个截止时间,可以让自己快速地进入状态。

我是小结

最后总结一下,关于时间管理,本文提到了 10 个技巧:

01 善用工具

  1. 微信的提醒功能(信息延迟回复)
  2. 微信的浮窗功能(文章延迟阅读)
  3. 微信的收藏功能(常用信息收藏)
  4. 潮汐(利用番茄钟管理时间)
  5. 语音助手(设置提醒、倒计时)
  6. GoodNotes(日程规划)

 02 偶尔把难的放在最后完成也无妨。

 03 先完成,再完美。

 04 找到效率高峰时间段。

 05 并不是每条消息都要及时回复。

06 计划虽然赶不上变化,但仍要计划。

07 给自己一点纯粹休息的时间。

08 碎片的时间做碎片的事。

09 不要什么事都大包大揽。

10 设定截止时间。

希望能帮助到大家。